Lizenzen ohne Messgröße
ChatGPT, Copilot und Cursor sind gebucht, aber niemand kann sagen, wie viele Stunden dadurch wegfallen. Ohne Messgröße lässt sich die Investition im EBIT nicht verteidigen.
ERP-Beratung seit 2000 · DACH und Südostasien
Ihr Team baut seine ERP-Werkzeuge selbst. Wir zeigen ihm, wie.
Seit 25 Jahren optimieren wir ERP-Prozesse im Mittelstand. Heute schulen wir Ihre Fachabteilungen darin, mit KI eigene Werkzeuge zu bauen – und Ihre Belegschaft erfüllt dabei die Schulungspflicht nach Artikel 4 des EU AI Act.
25 Jahre
ERP- und Prozessberatung
250+
umgesetzte ERP- und Integrationsprojekte
40
Branchen in Europa und Südostasien
4,5–7 Std.†
weniger Handarbeit pro Woche und Fachkraft
† Erfahrungswert aus Kundenprojekten; die tatsächliche Entlastung hängt von Prozess und Datenlage ab und wird im Opportunity Scan gemessen.
01 · Ausgangslage
Warum KI im Mittelstand nach dem Pilotprojekt endet
Wir kommen in Unternehmen, in denen längst experimentiert wurde. Was fehlt, ist selten ein weiteres Tool – es fehlen Zuständigkeit, Nachweis und ein Prozess, der die Ergebniszahl liefert.
Schulungspflicht ist Gesetz
Seit dem 2. Februar 2025 verlangt Artikel 4 des EU AI Act, dass gewerbliche Anwender die KI-Kompetenz ihres Personals sicherstellen – abhängig von Rolle und Einsatzszenario, und nachweisbar.
Die IT hat keinen Platz dafür
Klassische Softwareprojekte laufen 9 bis 18 Monate. Für ein internes Hilfstool fehlt die Kapazität, während in der Fachabteilung täglich Stunden mit Copy-Paste verloren gehen.
02 · Programme
Vier Programme, die aufeinander aufbauen
Jedes Programm lässt sich einzeln buchen. In der Regel beginnt es mit dem Scan, weil danach feststeht, welche zwei Prozesse sich zuerst rechnen.
Opportunity Scan
Zwei Wochen mit der Geschäftsführung: bis zu fünf Kernprozesse werden durchgegangen, die drei lohnendsten Eingriffe priorisiert, Lizenzkosten gegen On-Premise gerechnet. Ergebnis ist eine Entscheidungsvorlage für Vorstand, Beirat oder Bank – kein Foliensatz mit Potenzialwolken.
Online-Intensivkurs KI und Vibe Coding
Vier Wochen, ein bis zwei Termine pro Woche. Fachkräfte aus Einkauf, Vertrieb, Arbeitsvorbereitung oder Kundenservice bauen zwei bis drei echte Werkzeuge auf eigenen Daten und lernen, Wissensbasen anzuschließen (RAG). Vorkenntnisse in Programmierung sind nicht nötig. Am Ende hat jeder Teilnehmer ein Zertifikat für die Befähigung.
Compliance nach Artikel 4
Rollenbezogene Schulung der Belegschaft, Nutzungsrichtlinie, Prompt-Regeln und ein KI-Systemverzeichnis analog zum Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten. Die Nachweise sind so aufgebaut, dass Wirtschaftsprüfer oder Aufsicht sie lesen können.
On-Premise-Modelle und RAG
Wenn Daten das Haus nicht verlassen dürfen: Open-Weights-Modelle (Qwen, DeepSeek, Mistral, Gemma) über vLLM oder Ollama auf eigener Hardware, Wissensbasis in Qdrant oder pgvector. Anbindung ans ERP ausschließlich lesend über Staging-Schichten – kein Werkzeug schreibt direkt in Produktivtabellen.
Vertiefung: KI-Beratung für KMU · ERP-Prozessautomatisierung · Live-Demos
03 · Werkzeuge
Vier Werkzeuge, die im Kurs und im Projektalltag entstanden sind
Beides sind Werkzeuge aus Kundenprojekten, gebaut von Fachkräften aus Arbeitsvorbereitung und Kundenservice. Beide laufen öffentlich als Demo – dort können Sie sie anklicken.
BOM Designer Pro
Stücklisten- und Baukastenkalkulator für Fertigung und Maschinenbau, mit Export ins ERP. Die Arbeitsvorbereitung stellt damit Konfigurationen zusammen, ohne eine Zeile Code zu schreiben.
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Rechnungsprüfer & Diskrepanz-Radar
Dreistufiger Abgleich von Eingangsrechnungen gegen Bestellung und Lieferschein, mit Toleranzprüfung und Freigabe-Workflow. Was früher 15 Minuten pro Fall kostete, läuft heute in unter drei.
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Buchungsexport für die Finanzbuchhaltung
Die Buchhaltung sammelt ihre Belege in einer Liste und lädt sie als fertige RFBIBL00-Datei hoch, statt jede Buchung einzeln im SAP-Layout zu erfassen. Vor dem Export prüft das Werkzeug, ob Soll und Haben je Beleg aufgehen.
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Preislisten- und Konditionsexport
Elf Konditionssätze mit Staffelpreisen, Gültigkeiten und Rabatten, ausgegeben in der Struktur, die der Konditionsimport erwartet. Ungültige Laufzeiten und unlogische Staffeln fallen vor dem Export auf statt später beim Kunden.
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04 · Nachweise
Was dabei tatsächlich herausgekommen ist
Zwei anonymisierte Referenzen mit Vorher-Nachher-Zahlen. Kundennamen nennen wir auf Anfrage, ein Teil der Projekte ist vertraglich zur Anonymität verpflichtet.
Sondermaschinenbau · 240 Mitarbeitende · Baden-Württemberg
Angebote in vier Stunden statt in vier Tagen
Die Angebotserstellung für hochkomplexe Fertigungsteile erforderte das Durchsuchen von über 80 Seiten CAD-Spezifikation pro Anfrage. Die Angebotsabgabe dauerte im Schnitt drei bis fünf Werktage – Aufträge gingen an schnellere Wettbewerber.
Lösung: dreiwöchiges Online-Training für den technischen Vertrieb. Das Team baute per Prompt eine eigene Suchmaske, die CAD-Notizen und ERP-Kalkulationen gegeneinander abgleicht.
„Unsere Vertriebsingenieure waren anfangs skeptisch gegenüber KI. Nach dem Training haben sie ihr eigenes Werkzeug gebaut. Wir gewinnen heute Ausschreibungen, weil wir am selben Tag ein präzises Angebot liefern.“
| Kennzahl | vorher | nachher | Veränderung |
|---|---|---|---|
| Prüfdauer pro Anfrage | 45 Min. | 6 Min. | −87 % |
| Time-to-Quote | 4 Tage | 4 Stunden | 24× schneller |
| Konversionsrate Angebote | 22 % | 38 % | +72 % |
Technischer Großhandel · 140 Mitarbeitende · Wien und Singapur
1.200 Reklamationen im Monat, fast ohne Handarbeit
Über 1.200 Lieferantenreklamationen und Frachtabweichungen pro Monat wurden per Copy-Paste in SAP und Excel übertragen. Bearbeitungszeit: über 15 Minuten pro Fall, mit spürbarer Fehlerquote in den Gutschriften.
Lösung: Schulung des Kundenservice-Teams, danach ein Reklamations-Assistent, der E-Mails ausliest, im ERP abgleicht und Buchungsentwürfe vorschlägt.
„Das KIVENTIS-Team redet kein Berater-Kauderwelsch, sondern zeigt den Mitarbeitern direkt am Bildschirm, wie sie Aufgaben lösen. Unsere Service-Mitarbeiter lieben das neue Tool – und wir sparen monatlich Hunderte Arbeitsstunden.“
| Kennzahl | vorher | nachher | Veränderung |
|---|---|---|---|
| Bearbeitungszeit pro Fall | 15 Min. | 2,8 Min. | −81 % |
| Automatisierungsgrad | 0 % | 81 % | weitgehend automatisiert |
| Fehlerquote Gutschriften | 8,4 % | 0,3 % | −96 % |
05 · Preise
Festpreise, keine Tagessätze
Alle Programme laufen online, ein bis zwei Termine pro Woche. Keine Reisekosten, keine Nachberechnung nach Stunden.
| Programm | Preis | Dauer und Teilnehmer | Enthalten |
|---|---|---|---|
| Opportunity Scan Einstieg und Standortbestimmung |
999 €Aktionspreis, regulär 2.400 € | 2 Wochen bis 8 Führungskräfte |
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| Online-Intensivkurs KI und Vibe Coding Unser meistgebuchtes Format |
4.900 €Pauschal für das gesamte Fachteam | 4 Wochen bis 12 Fachkräfte |
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| Enterprise AI Enablement und Compliance Für Unternehmen ab 50 Mitarbeitenden |
9.250 €Vollständiges Programm | 12 Wochen bis 50 Mitarbeitende |
|
Alle Preise zzgl. gesetzlicher MwSt. Der Aktionspreis für den Opportunity Scan ist zeitlich befristet; das Enddatum nennen wir im Angebot.
06 · Ablauf
Vom Erstgespräch zum ersten Werkzeug in vier Wochen
Der Ablauf gilt für den Intensivkurs. Beim Enterprise-Programm strecken wir dieselben Schritte auf zwölf Wochen.
Woche 1
Scan und Schatten-IT
Prozesse aufnehmen, genutzte Tools erfassen, Datenflüsse klären, Auftragsverarbeitungsverträge prüfen.
Woche 2
Priorisierung
Drei Eingriffe festlegen, Erfolgskriterium und Messmethode definieren, Teilnehmerkreis bestimmen.
Woche 3
Schulung und erstes Werkzeug
Artikel-4-Schulung, dann Bau des ersten internen Werkzeugs mit echten Firmendaten.
Woche 4
Produktivsetzung
Werkzeug in den Betrieb überführen, Nachweise ablegen, Ergebniszahl messen und dokumentieren.
07 · Fragen
Häufige Fragen aus Erstgesprächen
Was heißt Vibe Coding im ERP-Umfeld?
Fachkräfte aus Einkauf, Vertrieb oder Arbeitsvorbereitung beschreiben in normaler Sprache, was das Werkzeug leisten soll. Das Modell schreibt den Code, die Fachkraft prüft das Ergebnis am realen Datensatz. Typische Ergebnisse sind Stücklisten-Kalkulatoren, ZUGFeRD-Prüfer oder Nachbestellportale. Wer schon einmal eine ERP-Maske konfiguriert hat, kommt damit zurecht.
Wie kommt ein selbstgebautes Tool an ERP-Daten, ohne das System zu gefährden?
Über eine dreistufige Staging-Schicht mit Schema-Validierung und OData- beziehungsweise REST-Schnittstellen. Werkzeuge lesen ausschließlich; Schreibzugriffe auf produktive ERP-Tabellen gibt es nicht. Das ist die erste Frage, die wir mit Ihrer IT klären, nicht die letzte.
Reicht für Artikel 4 EU AI Act eine Teilnahmebescheinigung?
Artikel 4 verlangt ein angemessenes Maß an KI-Kompetenz im Personal, abhängig von Vorkenntnissen, Rolle und Einsatzszenario. Eine Bescheinigung allein erfüllt das nicht. Nachweisbar wird es durch Schulungsinhalte mit Rollenbezug, eine Nutzungsrichtlinie und ein Verzeichnis der eingesetzten Systeme.
Läuft das auch ohne US-Cloud?
Ja. Open-Weights-Modelle wie Qwen, DeepSeek, Mistral oder Gemma laufen über vLLM oder Ollama auf eigener Hardware, die Wissensbasis liegt in einer lokalen Vektordatenbank wie Qdrant oder pgvector. Der Datenverkehr bleibt im Firmennetz; für ein Modell mit 14 bis 32 Milliarden Parametern reicht in der Regel eine einzelne GPU.
Wie schnell rechnet sich das?
In unseren Projekten liegt die Amortisation typischerweise bei zwei bis vier Monaten, gerechnet mit 4,5 bis 7 eingesparten Stunden pro Woche und Fachkraft bei 75 € Stundensatz. Diese Zahl ist ein Erfahrungswert, keine Zusage: Im Opportunity Scan rechnen wir sie mit Ihren Prozesszeiten und Ihrem Stundensatz nach, bevor Sie buchen.
Sprechen wir über den ersten Prozess.
Im Erstgespräch gehen wir einen konkreten Ablauf durch, den Sie heute schon kennen – und sagen Ihnen, ob sich ein Projekt daran lohnt. Wenn nicht, sagen wir das auch.
- Kontakt@kiventis.com
- Antwort
- in der Regel innerhalb eines Werktags
- Sprachen
- Deutsch, Englisch
Der Praxisleitfaden für KMU umfasst 38 Seiten und ist kostenlos.